Однажды управляющий одного отеля пожаловался нам на положение своих дел, связанных с аналитикой и отчётностью.
Общие тезисы звучали примерно так:
Информацию о доходах ресторана я получаю из отчётов ресторанного ПО.
Доходные отчёты по отелю я формирую в гостиничном ПО.
Потом я всё это выгружаю в Excel и привожу к более-менее приличному виду, т.к. всё это мне необходимо направлять собственнику, причём ему нужен один отчёт с чётким разделением и расшифровкой...
Ах если бы сбылась моя мечта о возможности формирования такого отчёта из какого-то единственного источника.
А почему, собственно говоря, нет?
Этапы формирования единого отчета
Формирование того или иного отчёта - это, как правило, выполнение определенного SQL запроса или "дёргание" API метода. Один способ характерен для коробочных решений, второй для облачных.
В нашем примере решения коробочные, а значит мы:
Создаём абсолютно новую БД на 1С.
Импортируем туда необходимую информацию из БД, используемой гостиничным ПО, предварительно запросив описание таблиц БД у службы поддержки.
Импортируем туда необходимую информацию из БД, используемой ресторанным ПО, предварительно запросив описание таблиц БД у службы поддержки.
Настраиваем автоматический ежедневный импорт в 1С, чтобы все данные там у нас были актуальными.
В дальнейшем используем новую БД для формирования необходимых отчётов.
Для решения нам потребовалось всего 3 ингридиента:
1С: Предприятие.
Грамотный программист 1С.
Не менее грамотное техническое задание для программиста 1С.
Говорить о причинах, по которым мы отдали предпочтение платформе 1С нет никакого смысла, куда интереснее рассказать о шагах реализации задач для заказчика:
Разрабатываем шаблоны отчётов, необходимых заказчику для автоматизации его бизнес-процессов. Отчёты будут задействованы, как для личного пользования, так и для дальнейшей отправки руководству
Составляем подробнейшее техническое задание для программиста 1С (что подставлять в ту или иную ячейку в отчёте, как должна выглядеть таблица в отчёте, какие данные нужны, если отчёт подразумевает использование формул - расписываем эти формулы)
Передаём эстафету программисту 1С. Он выгружает всё необходимое в новую информационную базу. Наша задача проверить корректность выгрузки (например, корректно выгружена информация о гостях, о датах заезда, датах выезда, о стоимости услуг и т.п.)
Если всё выгружено корректно, по ТЗ нет никаких вопросов, зелёный свет программисту 1С, а мы ждём и готовимся принимать работу.
Каких результатов удалось достичь
Без преувеличения скажем, что результат превзошёл все наши ожидания. Теперь собственник ежедневно в фиксированное время на почту получает отчёт в привычном для себя формате, а управляющий работает исключительно над тем, чтобы не только форма отчёта радовала глаз собственника, но и его содержание.
Кроме того, подобное решение обеспечивает заказчика резервной копией с важнейшей информацией и данными. Это значит, что в случае перехода, например, на новую PMS, у заказчика точно не будет болеть голова на тему того, что отчёты ему придётся смотреть в старой PMS, где, например, форма выгрузки в Excel отличается от той, которая есть в новой PMS.
Да даже если PMS и поменяется, проблем никаких не будет. Говорим программисту 1С о том, что раньше эти данные получали из одного источника, а теперь получаем из нового и ВСЁ
Мы очень рады, когда удаётся решить, на первый взгляд, трудную задачу, причём решить нестандартно, эффектно и красиво...
Да, так можно было и так можно будет